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SEPNE Informations générales

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Google Workspace for Education:
Your Personal Information, Privacy, and Data Collection
Google Workspace for Education:
Vos renseignements personnels, la confidentialité et la collecte de données

Last modified: February 14, 2025
Dernière modification : 14 février 2025

Google Workspace for Education (GWE) is a set of digital tools that the Nova Scotia Department of Education and Early Childhood Development has evaluated for use in Nova Scotia public schools. It includes “core” services and apps like Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Classroom, and several others. GWE is available through internet browsers, like Chrome, on any internet-connected device.

To support students’ education, public schools are permitted under privacy laws to share a limited amount of personal information through approved tools like GWE. Privacy laws also require schools to protect the way student-related information is shared and used.

This document is intended help GWE users understand what happens to their personal information in GWE.

Google Workspace for Education (GWE) est un ensemble d’outils numériques que le ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance de la Nouvelle-Écosse a évalué en vue de s’en servir dans les écoles publiques de la Nouvelle-Écosse. Il comprend des services de base et des applis comme Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Classroom et bien d’autres. GWE est accessible par l’entremise de navigateurs Internet comme Chrome et à partir de tout appareil connecté à Internet.

Dans l’optique de supporter l’éducation des élèves, les écoles publiques ont le droit conformément aux lois sur la vie privée de faire circuler une quantité limitée de renseignements personnels à l’aide d’outils approuvés comme GWE. Les lois sur la vie privée exigent aussi que les écoles protègent la façon dont on diffuse et on utilise les renseignements concernant les élèves.

Ce document doit aider les utilisateurs de GWE à comprendre comment leurs renseignements personnels sont utilisés dans GWE.

1. What personal information is held in GWE?
  • Student and staff names and @gnspes.ca email addresses are held in GWE so users can log into their accounts.
  • The information GWE users add is held in GWE to facilitate learning and collaboration. For example:
    • schoolwork: Students may choose to share information in schoolwork about their personal life, family, health, education, jobs/resume, or may share opinions in discussions.
    • profile photo: Students may choose to add a photo to their GWE profile; if a profile photo is added it can be visible to anyone in the world with a Google account, not just teachers and other students in Nova Scotia.
    • assignments and communications: Teacher feedback on assignments and interim grades may be kept in GWE, as well as communications with students, parents/guardians, and colleagues.
  • Information is held in GWE about the devices used to access GWE, what is accessed in GWE, and when.
2. Who has access to the personal information in GWE and why?
  • GWE users:
    • Users can choose to share a document or file containing their personal information with any person they choose, such as their teacher or classmate, and can even choose to share a document or file publicly, by using the sharing settings in GWE.
  • GWE administrators:
    • School, Regional Centre for Education (RCE)/Conseil scolaire acadien provincial (CSAP), or Department of Education and Early Childhood Development (EECD) GWE administrators may review GWE access and use data to monitor and support services.
  • Teachers/staff:
    • Personal information of a student, who is under 19 years of age, may be shared by teachers/staff with parents/guardians, or others who have custody over a student, in order to support the student’s education, safety, or well-being.
  • The school, RCE/CSAP, or EECD:
    • Personal information may be shared by the school, RCE/CSAP, or EECD, as required, with police or another organization to assist with a criminal investigation or to comply with a court order.
  • Google LLC (the company):
    • Personal information may be shared, as required, with police or another organization to assist with legal process to protect GWE users or Google LLC.
    • Personal information may be used to support GWE services, or to provide/facilitate connected services, such as approved extensions or add-ons for GWE users.
    • The GWE Privacy Notice provides detailed information about how Google LLC uses/collects personal information and data in GWE.
    • The Google Privacy Policy provides detailed information about how Google LLC uses/collects personal information and data for additional services (such as Google Search and Google Maps).
3. Will personal information be used to show or send advertisements in GWE?
  • GWE core services have enhanced privacy features, so Google LLC does not use personal information to show or send targeted advertisements in GWE core services. When signed in to Google with their school @gnspes.ca account, users will not see advertisements in GWE.
  • GWE additional services, such as Google Search and Google Maps, do not have the same enhanced privacy features as GWE core services, so users may see some ads when using GWE add-ons and extensions while signed into their school @gnspes.ca account.
    • YouTube is not available for students to use directly, but is available for teachers and staff, who can share videos that students can watch. Google LLC collects information about activity like search terms, and content users interact with.
    • Note: When signed in to a Google personal account, this enhanced privacy does not apply. Users can control/adjust “Ad Settings” in “Your privacy controls” found in the Google Privacy Policy.
4. What are my personal information and privacy responsibilities as a GWE user?
  • Student use for educational purposes: GWE is meant to be used to support schoolwork and education. Students should not use it for non-school-related purposes such as chatting or storing or sharing personal files with friends.
    • Student in-school access: Follow the internet rules and guidelines set by the teacher and school or RCE/CSAP, including the Provincial School Network Access and Use Policy.
    • Student at-home access: Follow the internet rules and guidelines set by your family as well as teacher/school/RCE/CSAP rules for using school tools.
  • Staff use for work-related purposes: Teachers/staff should only use GWE for teaching or work-related purposes and not for personal reasons. Staff are responsible for following their employer’s policies about network use and for protecting student information according to the Provincial Privacy of Student Information Policy.
5. Where is personal information stored in GWE and for how long?
  • Personal information in GWE is stored on Google LLC’s data centres, which are located in the United States and several other countries across the world. All of Google’s data centres follow the same security policies and standards to protect personal information.
  • Student information is kept while students are attending a Nova Scotia public school, and for one year after leaving school (e.g., after graduation, or after moving to a different province). After a year has passed, a student account and all the information in it is deleted.
  • The length of time that teacher/staff personal information is kept varies depending on the employer’s policies.
  • GWE users can delete their own files from GWE core services and add-ons and extensions, and can delete other information such as internet browsing history through their Google Dashboard.
6. How can users see their personal information, and get it corrected if needed?
  • GWE core services, add-ons and extensions, and Google Dashboard: GWE users can see information/files they create in GWE in the apps used to create the information/files, or through Google Dashboard (accessed when logged in to their Google Account).
    Google Takeout: Students can also use Google Takeout through their Google Account to download a copy of all their data.
    • Note: Download data to a safe location where other people can’t see or copy it. If unsure about how to safely use Google Takeout, students should contact their teacher.
    Google Takeout is not available for teacher/staff use. Teachers/staff leaving or moving to a different position should seek guidance from their GWE administrator on what teacher/staff personal information is appropriate to keep.
7. Where can I find out more about personal information, privacy, and data collection in GWE?
  • Students and parents/guardians can contact the teacher if they have other questions or concerns about privacy in GWE.
  • Teachers and staff can contact their GWE administrator for additional information about privacy in GWE.
1. Quels renseignements personnels sont conservés dans GWE?
  • Le nom et l’adresse @gnspes.ca/@sepne.ca des élèves et des membres du personnel sont conservés dans GWE afin de permettre aux utilisateurs de se connecter à leur compte.
  • L’information que les utilisateurs de GWE téléchargent dans les outils est conservée dans GWE dans l’optique de faciliter l’apprentissage et la collaboration. Par exemple :
    • Travaux scolaires : Les élèves peuvent choisir de mentionner dans leurs travaux scolaires de l’information sur leur vie privée, leur famille, leur santé, leur éducation, leur emploi ou leur CV ou leurs opinions exprimées dans le cadre de discussions.
    • Phot de profil : Les élèves peuvent choisir d’ajouter une photo à leur profil GWE; le cas échéant, cette photo sera visible à n’importe quelle personne au monde ayant un compte Google, pas seulement le personnel enseignant et les autres élèves en Nouvelle-Écosse.
    • Devoirs et communications : Les rétroactions des personnes enseignantes au sujet des devoirs et les notes intérimaires pourraient être conservées dans GWE, ainsi que des communications avec les élèves, les parents ou tuteurs et les collègues.
  • GWE conserve de l’information sur les appareils utilisés pour y accéder ainsi que sur les outils de GWE utilisés et quand on s’en sert.
2. Qui a accès aux renseignements personnels dans GWE et pourquoi?
  • Utilisateurs de GWE :
    • Les utilisateurs peuvent choisir de partager un document ou un fichier contenant leurs renseignements personnels avec n’importe qui, par exemple une personne enseignante ou un camarade, et peuvent même partager un document ou un fichier publiquement en utilisant les paramètres de partage de GWE.
  • Administrateurs de GWE :
    • Les administrateurs de GWE au sein de l’école, le centre régional pour l’éducation (CRE), le Conseil scolaire acadien provincial (CSAP) ou le ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance (MEDPE) peut revoir l’accès à GWE et utiliser les données qu’il contient pour gérer et offrir des services.
  • Personnel :
    • Les renseignements personnels des élèves âgés de moins de 19 ans peuvent être divulgués par les membres du personnel aux parents, tuteurs ou autres personnes ayant la garde d’un élève afin de favoriser l’éducation, la sécurité ou le bienêtre de l’élève.
  • L’école, le CRE/CSAP ou le MEDPE :
    • L’école, le CRE/CSAP ou le MEDPE peuvent au besoin divulguer de l’information aux services policiers ou à un autre organisme afin d’appuyer une enquête criminelle ou de respecter une ordonnance d’un tribunal.
  • Google LLC (l’entreprise) :
    • Il pourrait être exigé de divulguer des renseignements personnels aux services policiers ou à un autre organisme afin d’appuyer un processus juridique pour protéger les utilisateurs de GWE ou Google LLC.
    • – Les renseignements personnels pourraient être utilisés pour faciliter l’offre des services de GWE ou pour offrir ou faciliter l’offre de services liés, par exemple des extensions ou des modules complémentaires approuvés pour les utilisateurs de GWE.
    • L'avis sur les renseignements privés dans GWE (en anglais seulement) fournit des détails sur les façons dont Google LLC recueille et utilise des renseignements personnels et des données dans GWE.
    • La Politique de confidentialité de Google (en anglais seulement) fournit des détails sur les façons dont Google LLC recueille et utilise des renseignements personnels et des données pour des services supplémentaires (comme Google Search et Google Maps).
3. Est-ce que les renseignements personnels seront utilisés pour montrer ou envoyer des publicités dans GWE?
  • Les services de base de GWE disposent de fonctionnalités de protection de la vie privée avancées, donc Google LLC n’utilise pas les renseignements personnels pour montrer ou envoyer des publicités ciblées aux utilisateurs des services de base de GWE. Les utilisateurs qui ouvrent une session Google avec leur compte @gnspes.ca/@sepne.ca scolaire ne verront pas de publicités dans GWE.
  • Les autres services supplémentaires de GWE, par exemple Google Search et Google Maps, ne disposent pas des mêmes fonctionnalités de protection de la vie privée avancées que les services de base de GWE, donc les utilisateurs pourraient voir des publicités quand ils utilisent des extensions et des modules de GWE alors qu’ils sont connectés à leur compte @gnspes.ca/@sepne.ca scolaire.
    • YouTube n’est pas directement accessible aux élèves, mais le personnel y a accès et peut envoyer aux élèves des vidéos qu’ils pourront regarder. Google LLC recueille de l’information sur des activités comme les termes de recherche et le contenu avec lequel les utilisateurs interagissent.
    • Note :Lorsque les utilisateurs ouvrent une session dans Google avec leur compte personnel, ces fonctionnalités de la vie privée avancées ne s’appliquent pas. Les utilisateurs peuvent contrôler ou ajuster les paramètres concernant les publicités dans « Your privacy controls », comme expliqué dans la Politique de confidentialité de Google.
4. Quelles sont mes responsabilités en tant qu’utilisateur de GWE en ce qui concerne mes renseignements personnels et la confidentialité?
  • Élèves utilisant GWE à des fins éducatives : GWE doit servir à faciliter les travaux scolaires et l’éducation. Les élèves ne doivent pas s’en servir à des fins qui ne concernent pas l’école, par exemple pour clavarder, stocker des fichiers personnels ou les envoyer à leurs amis.
    • Accès des élèves à l’école : Respectez les règles et les lignes directrices concernant l’utilisation d’Internet qui ont été établies par votre personne enseignante, votre école ou votre CRE/CSAP, y compris la Politique provinciale relative à l’accès au Réseau des écoles et à son utilisation.
    • Accès des élèves à la maison : Respectez les règles et les lignes directrices concernant l’utilisation d’Internet qui ont été établies par votre famille ainsi que celles établies par votre personne enseignante, votre école ou votre CRE/CSAP concernant l’utilisation des outils de l’école.
  • Utilisation par le personnel pour le travail : Le personnel doit seulement utiliser GWE pour enseigner ou travailler et ne doit pas s’en servir à des fins personnelles. Le personnel doit respecter les règles de son employeur en ce qui a trait à l’utilisation du réseau et la protection des informations des élèves conformément à la Politique provinciale visant la protection des renseignements personnels relatifs aux élèves.
5. Où sont stockés les renseignements personnels dans GWE, et pendant combien de temps?
  • Les renseignements personnels dans GWE sont stockés dans les centres de données de LLC, qui sont situés aux États-Unis et dans plusieurs autres pays au monde. Tous les centres de données de Google respectent les mêmes normes et politiques de sécurité pour la protection des renseignements privés.
  • Les informations des élèves sont conservées pendant que les élèves fréquentent une école publique de la Nouvelle-Écosse et un an après leur départ (ex. ils obtiennent leur diplôme ou sont transférés à une autre province). Après un an, le compte de l’élève et toute l’information qu’il contient seront supprimés
  • La période pendant laquelle les renseignements personnels du personnel de l’école sont conservés dépend des politiques de l’employeur.
  • Les utilisateurs de GWE peuvent supprimer leurs propres fichiers des services de base de GWE et de ses extensions et modules. Ils peuvent aussi supprimer d’autre information comme leur historique de navigation dans Internet à partir de leur Google Dashboard.
6. Comment les utilisateurs peuvent-ils voir leurs renseignements personnels et les corriger au besoin?
  • Services de base de GWE, extensions, modules et Google Dashboard : Les utilisateurs de GWE peuvent consulter leur information ou les fichiers qu’ils créent dans GWE dans les applis utilisées pour les créer ou dans Google Dashboard (quand ils se connectent à leur compte Google).
    Google Takeout: Les élèves peuvent utiliser Google Takeout par l’entremise de leur compte Google pour télécharger une copie de toutes leurs données.
    • Note: Téléchargez les données dans un endroit sûr où il sera impossible pour d’autres personnes d’y accéder ou de les copier. Les élèves qui ne savent pas se servir de Google Takeout en toute sécurité doivent s’adresser à leur personne enseignante.
    Google Takeout n'est pas accessible pour le personnel. Les membres du personnel qui quittent leur poste ou qui sont transférés à un autre rôle doivent obtenir des conseils de l’administrateur de GWE afin de savoir quels renseignements personnels ils ont le droit de conserver.
7. Où puis-je en apprendre davantage sur les renseignements personnels, la confidentialité et la collecte de données dans GWE?
  • Les élèves et les parents ou tuteurs peuvent s’adresser à leur personne enseignante s’ils ont des questions ou des préoccupations concernant la confidentialité dans GWE.
  • Les membres du personnel peuvent communiquer avec leur administrateur de GWE pour obtenir d’autre information concernant la confidentialité dans GWE.